Es gibt viele Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass Ihre Online-Aktivitäten sicher sind. Wie ich immer sage, ist Sicherheit weder eine einmalige Sache noch ein einmaliger Lösungsansatz. Es geht vor allem um Schutzschichten. Ein unerlässlicher Schritt ist die Verschlüsselung von E-Mails. Im Folgenden zeige ich Ihnen, warum dies wichtig ist und wie Sie eine E-Mail verschlüsseln können, wenn Sie eine der gängigen Messaging-Plattformen verwenden.
Inhaltsübersicht
Was ist E-Mail-Verschlüsselung?
Bei der E-Mail-Verschlüsselung wird der gesamte Inhalt der E-Mail-Nachrichten, die Sie an eine andere Person senden, verschleiert. Er verwandelt Ihre Nachricht im Wesentlichen in einen unlesbaren Code. Sollte sich jemand in Ihre E-Mail einhacken, wäre er nicht in der Lage, die Nachricht zu entziffern. Dies ist unerlässlich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Nachrichten nur von dem vorgesehenen Empfänger gelesen werden und von niemandem sonst! Die Authentifizierung ist in der Regel ein Teil der E-Mail-Verschlüsselung.
E-Mail-Verschlüsselung ist nicht nur für E-Mails wichtig, die sensible Daten wie Anmeldeinformationen und Finanzdaten enthalten. Sie ist auch unerlässlich, um Anhänge zu verschleiern und sicherzustellen, dass ein Hacker nicht Ihr gesamtes E-Mail-Konto kapern kann.
Viele Menschen sind sich nicht bewusst, dass E-Mails ein anfälliges Medium sind. Dies gilt insbesondere, wenn Sie eine E-Mail über Wi-Fi, öffentliche oder ungesicherte Netzwerke versenden. Deshalb ist es immer ratsam, ein VPN zu verwenden, damit Sie Ihre IP-Adresse jederzeit verbergen können. Ich empfehle NordVPN als einen großartigen Allrounder. Selbst wenn Sie bei der Arbeit sind und über ein sicheres Unternehmensnetzwerk verfügen, können andere Nutzer diese Daten abfangen, weshalb immer Vorsicht geboten ist.
Durch die Verschlüsselung wird der gesamte Inhalt Ihrer E-Mail auf dem Weg vom Absender zum Empfänger unlesbar. Selbst wenn es also jemandem gelingt, Ihre Post abzufangen, kann er den Inhalt nicht herausfinden!
Was sind die Vorteile der E-Mail-Verschlüsselung?
Es gibt eine Reihe wichtiger Gründe, warum Sie Ihre E-Mails verschlüsseln sollten, die ich im Folgenden zusammenfasse:
- Schutz vertraulicher Daten – Von Ihren Bankdaten bis hin zu Ihrer Kreditkartennummer – die Verschlüsselung sorgt dafür, dass Ihre privaten Daten geheim bleiben.
- Schützen Sie sich vor Identitätsdiebstahl
- Die Verschlüsselung hilft dabei, authentische Absender zu erkennen – ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Sie nicht Opfer von Spam werden!
- Möglichkeiten der Nachrichtenwiedergabe ausschließen
- Vermeidung von Geschäftsrisiken – Das Letzte, was ein Unternehmen will, ist, dass seine vertraulichen Daten in die falschen Hände geraten.
Die zwei Haupttypen der E-Mail-Verschlüsselung
Es gibt zwei wichtige E-Mail-Verschlüsselungsmethoden, die Sie kennen sollten:
- S/MIME
- PGP/MIME
Sie und der Empfänger müssen die gleiche Verschlüsselungsmethode verwenden, um sicherzustellen, dass der Empfänger in der Lage ist, die von Ihnen gesendete E-Mail zu entschlüsseln.
Ich werde Ihnen diese beiden Optionen im Detail erläutern…
S/MIME
Diese E-Mail-Verschlüsselungsmethode ist in den meisten iOS- und OSX-Geräten bereits integriert. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die über ein iPhone oder MacBook gesendet wurde, sehen Sie möglicherweise einen Anhang mit dem Namen “smime.p7s”. Dieser 5-Kilobyte-Anhang wird verwendet, um den Empfänger der E-Mail zu verifizieren und sicherzustellen, dass nur die beabsichtigte Person den Inhalt lesen kann.
Damit ein Empfänger die E-Mail lesen kann, muss er entweder in der Vergangenheit mindestens eine signierte E-Mail vom Absender erhalten haben oder zur Organisation des Absenders gehören.
Was sind nun die wichtigsten Merkmale dieser Option?
- Es ist weit verbreitet, da es Teil von Outlook und Apple ist.
- Die Einrichtung in Google Mail und anderen webbasierten E-Mail-Programmen kann schwierig sein.
- Die Wartung ist einfach
- Die Auswahl des Verschlüsselungsalgorithmus und der Schlüsselgröße erfolgt durch eine zentralisierte Behörde.
PGP/MIME
Die andere wichtige Form der E-Mail-Verschlüsselung ist PGP/MIME. Dies unterscheidet sich von ersterem, weil es von einem dezentralen und verteilten Vertrauensmodell abhängt. Es handelt sich um eine flexiblere und kostengünstigere Lösung, für die jedoch Tools von Drittanbietern erforderlich sind, da sie von vielen E-Mail-Clients nicht unterstützt wird.
Hier sind einige der wichtigsten Merkmale von PGP/MIME:
- Sie können festlegen, wie Sie Ihre E-Mails verschlüsseln und wie gut die empfangenen E-Mail-Nachrichten verschlüsselt sein müssen
- Es kostet nichts, eine Zertifizierung zu erhalten, wohingegen Sie S/MIME kaufen müssen (dies ist in den Kosten für Ihr Macbook oder iPhone enthalten).
- Es ist ziemlich einfach mit Gmail und anderen webbasierten E-Mail-Clients zu verwenden.
- Der Empfänger muss sowohl über private als auch über öffentliche Verschlüsselungsschlüssel verfügen, wobei letztere dem Absender zur Verfügung stehen
Wie verschlüsselt man E-Mail-Nachrichten in iOS?
Bei iOS-Geräten ist der Vorgang sehr einfach, da die S/MIME-Unterstützung als Standardeinstellung eingebaut ist. Welche Schritte müssen Sie also befolgen?
- Gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen.
- Aktivieren Sie S/MIME.
- Ändern Sie “Standardmäßig verschlüsseln” auf ja.
- Wenn Sie eine Nachricht schreiben, wird neben dem Empfänger ein Schlosssymbol angezeigt. Stellen Sie sicher, dass das Schloss-Symbol geschlossen ist, damit die E-Mail verschlüsselt wird. Wenn das Schloss geöffnet ist, klicken Sie einfach darauf, um es zu schließen.
Es gibt zwei Farbcodes, die Sie in Bezug auf die Verschlüsselung unter iOS beachten müssen:
- Rot – Dies bedeutet, dass der Empfänger seine S/MIME-Einstellung aktivieren muss.
- Blau – Die E-Mail kann verschlüsselt werden, wenn das Schloss blau ist.
Wie können Sie E-Mails in Outlook verschlüsseln?
Wie bereits erwähnt, ist Outlook mit dem S/MIME-Protokoll kompatibel. Es sind jedoch einige zusätzliche Vorbereitungen erforderlich, die ich Ihnen erläutern werde.
- Als Erstes müssen Sie die S/MIME-Verschlüsselung aktivieren. Dazu benötigen Sie eine digitale ID oder ein Zertifikat vom Administrator Ihrer Organisation und müssen dann S/MIME installieren.
- Sobald S/MIME eingerichtet ist, können Sie entweder alle Nachrichten digital signieren oder alle Nachrichten verschlüsseln, indem Sie das Zahnradmenü aufrufen.
- Klicken Sie hier auf S/MIME-Einstellungen.
- Wählen Sie diese Option, um allen gesendeten Nachrichten eine digitale Signatur hinzuzufügen oder um die Anhänge und Inhalte aller Nachrichten zu verschlüsseln.
- Wenn Sie einzelne Nachrichten entfernen oder verschlüsseln möchten, können Sie dies auswählen, indem Sie oben in der Nachricht auf “…” klicken. Wählen Sie die Nachrichtenoptionen. Deaktivieren Sie anschließend die Option oder wählen Sie “Diese Nachricht verschlüsseln (S/MIME)”. Sie sollten das Kästchen deaktivieren, wenn die Person, der Sie eine Nachricht senden möchten, S/MIME nicht aktiviert hat, da sie sonst Ihre Nachricht nicht lesen kann.
Wie können Sie E-Mails in Google Mail verschlüsseln?
In der Gmail-App ist S/MIME bereits integriert. Sie funktioniert jedoch nur, wenn sowohl Sie als auch der Empfänger diese Funktion aktiviert haben. Um gehostetes S/MIME zu aktivieren, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Melden Sie sich bei Ihrer Google Admin-Konsole an
- Klicken Sie auf Apps
- Klicken Sie auf Google Workspace
- Wählen Sie Gmail
- Wählen Sie Benutzereinstellungen
- Navigieren Sie zu Organisationen und wählen Sie die Organisation oder Domäne, die Sie konfigurieren möchten
- Blättern Sie zu den S/MIME-Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “S/MIME-Verschlüsselung für das Senden und Empfangen von E-Mails aktivieren”.
- Wählen Sie Speichern
Um diese Form der Verschlüsselung zu nutzen, geben Sie Ihre Nachricht einfach wie gewohnt ein und wählen dann das Schlosssymbol, das sich rechts neben dem Empfänger befindet. Wählen Sie hier die Option “Details anzeigen” und ändern Sie dann den Verschlüsselungsgrad oder die S/MIME-Einstellungen.
Es gibt drei Farbcodes, die Sie in Bezug auf die Verschlüsselung bei Google Mail beachten müssen:
- Rot – Diese E-Mail ist in keiner Weise verschlüsselt.
- Grau – Diese E-Mail ist mit Transport Layer Security (TSL) geschützt. Dies ist nur dann möglich, wenn Sie und der Empfänger über TLS-Fähigkeiten verfügen.
- Grün – Die S/MIME-Verschlüsselung schützt die Informationen, und für die Entschlüsselung ist ein privater Schlüssel erforderlich.
Wie verschlüsseln Sie eine E-Mail auf Ihrem Android-Gerät?
Beim Verschlüsseln einer E-Mail unter Android stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Diese sind wie folgt:
PGP/MIME
Für PGP/MIME sind sowohl ein Schlüsselbund als auch eine E-Mail-App erforderlich. Dieser Ansatz erfordert etwas mehr Aufmerksamkeit bei der Einrichtung, aber Sie müssen nicht im Voraus eine digitale Signatur von jemandem einholen, um ihm verschlüsselte Nachrichten zu senden.
Ich empfehle, dafür OpenKeychain zu verwenden. Es ist ein kostenloses und einfaches Schlüsselbund-Tool, mit dem man die öffentlichen PGP-Schlüssel und Zertifizierungen anderer Personen speichern kann.
Mit OpenKeychain können Sie Ihre eigenen privaten und öffentlichen Schlüssel erstellen. Geben Sie einfach Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Passwörter ein, und die Schlüssel werden für Sie generiert. Sie können auch einen vorhandenen Schlüssel importieren, wenn Sie einen haben.
Sie können die App auch verwenden, um online nach den öffentlichen Schlüsseln anderer Personen zu suchen, damit Sie ihnen eine verschlüsselte Nachricht senden können. Sobald Sie einen öffentlichen Schlüssel zu Ihrem Schlüsselbund hinzugefügt haben, können Sie ihn speichern, um ihn später bequemer verwenden zu können.
Die Verwendung von OpenKeychain in einer E-Mail-Anwendung ist einfach. Gehen Sie einfach in die Einstellungen der App und wählen Sie OpenKeychain als Standardanbieter für OpenPGP. Die Vorgehensweise hängt von der verwendeten App ab, sollte aber nicht allzu schwierig sein!
Die CipherMail-App
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der CipherMail-App. Mit dieser Anwendung können Sie S/MIME-verschlüsselte E-Mails über die Standard-Gmail-Anwendung sowie über K-9 und einige andere Anwendungen von Drittanbietern empfangen und versenden.
Wie man ein E-Mail-Verschlüsselungsprogramm auswählt
Eine letzte Möglichkeit ist die Verwendung einer E-Mail-Verschlüsselungsanwendung. Angesichts der vielen Optionen und der komplizierten Technologie, mit der man sich auseinandersetzen muss, kann die Navigation durch die heute verfügbaren Verschlüsselungstools überwältigend wirken. Herkömmliche Verschlüsselungskonzepte sind komplex und erschweren die sichere Verwaltung, Aktualisierung und Verwendung von Schlüsseln. Moderne Werkzeuge hingegen vereinfachen die Verschlüsselungsanforderungen.
Um das richtige Verschlüsselungstool für Sie zu finden, müssen Sie nach einer Software suchen, die Ihre E-Mail-Nachrichten und alle Anhänge schützt und gleichzeitig weitere Funktionen bietet, die Ihnen helfen, Ihre Sicherheitsziele zu erreichen, wie z. B. eine granulare Prüfungs- und Zugriffskontrolle.
Die besten Anwendungen zur E-Mail-Verschlüsselung
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Optionen, und einige meiner Favoriten sind die folgenden:
Proofpoint E-Mail-Verschlüsselung
Das erste E-Mail-Verschlüsselungstool, das ich empfehle, ist Proofpoint Email Encryption. Dies ist eine großartige Option, wenn Sie nach etwas suchen, das einfach und bequem ist. Alle Nachrichten und Anhänge werden automatisch verschlüsselt. Das bedeutet, dass Sie Ihre Nachrichten nicht manuell verschlüsseln müssen.
Sie können leistungsstarke und richtliniengesteuerte Verschlüsselungsfunktionen erwarten. Ich persönlich halte dies für ein großartiges Instrument zur Verringerung von Risiken im Zusammenhang mit Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien, Datenverlusten und Verstößen gegen Vorschriften.
Wenn Sie die Sicherheit sensibler Daten benötigen, die geschützt und dennoch für die entsprechenden Endbenutzer, Geschäftspartner und Tochtergesellschaften zugänglich sein sollen, würde ich Proofpoint Email Encryption empfehlen. Sie ist auf Mobil- und Desktop-Geräten verfügbar und bietet einige großartige Zusatzfunktionen, wie z. B. granulare Kontrolle und optimierte Speicherung.
Tutanota
Tutanota ist ein weiteres Tool, das in Betracht gezogen werden sollte. Dies ist ein E-Mail-Verschlüsselungsdienst, der sowohl in einer kostenpflichtigen als auch in einer kostenlosen Version verfügbar ist. Das kostenlose Tool ist für den persönlichen Gebrauch geeignet. Wenn Sie jedoch eine Verschlüsselungssoftware für den geschäftlichen Einsatz suchen, benötigen Sie auf jeden Fall die voll funktionsfähige, kostenpflichtige Option.
Mit dem Basiskonto erhalten Sie ein sicheres E-Mail-Konto. Für den Zugriff auf das anonyme E-Mail-Konto benötigen Sie keine persönlichen Daten. IP-Adressen werden nicht protokolliert. Sie werden aus jeder E-Mail-Kommunikation entfernt. Der gesamte Inhalt, die Anhänge und der Betreff sind verschlüsselt. Der Nutzer ist die einzige Person, die die Daten entschlüsseln und auf sie zugreifen kann.
Eine weitere Funktion von Tutanota ist das Adressbuch, in das alle Ihre Kontakte sicher und vertraulich importiert werden können.
Micro Focus SecureMail Vor-Ort
Ein weiteres Verschlüsselungstool, das ich sehr schätze, ist Micro Focus SecureMail On-Premises. Dabei handelt es sich um ein End-to-End-Verschlüsselungsprogramm für E-Mails, das häufig für die private und sichere Aufbewahrung von persönlichen Gesundheitsinformationen (PHI) und persönlich identifizierbaren Informationen (PII) verwendet wird.
Die identitätsbasierte Verschlüsselung ist eine der Hauptfunktionen dieses Tools. So können Unternehmen die Vorteile der sicheren Kommunikation nutzen, ohne dass Software heruntergeladen werden muss. Durch die Verwendung eindeutiger privater Schlüssel können Sie Informationen senden, auch wenn der Empfänger offline ist.
Symantec Gateway E-Mail-Verschlüsselung
Meine letzte Empfehlung ist Symantec Gateway Email Encryption. Diese Lösung sichert die gesamte E-Mail-Kommunikation. Sie fungiert als Firewall gegen unbefugten Zugriff über das öffentliche Internet, unabhängig davon, ob der Empfänger ein Verschlüsselungsprogramm verwendet oder nicht. Dies bedeutet, dass Einzelpersonen und Unternehmen das Risiko einer Datenverletzung verringern können.
Wenn der Empfänger keine Verschlüsselungssoftware besitzt, wird die Web-E-Mail-Verschlüsselung verwendet. Um eine sichere Kommunikation zwischen Empfänger und Absender zu gewährleisten, erhält der Empfänger eine E-Mail, die einen Link zu einem Webportal enthält. Die Person muss sich beim Portal anmelden, um auf die E-Mail zuzugreifen, was höchste Sicherheit gewährleistet, da die Kommunikation in einer verschlüsselten Umgebung stattfindet.
Eines meiner Lieblingselemente von Symantec Gateway Email Encryption ist der PDF-E-Mail-Schutz. Alle PDF-Anhänge sind verschlüsselt. Der Empfänger kann nur mit einem benutzerdefinierten Passwort auf die Informationen zugreifen. Dies ist ideal, wenn Sie eine sichere E-Mail senden und keine Antwort benötigen.
Letzte Worte
Das sind also einige der verschiedenen Ansätze, die Sie zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Nachrichten verwenden können. Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig das ist! E-Mails sind nicht so sicher, wie man gerne glaubt. Sie werden regelmäßig abgefangen, wenn die Nutzer keine sicheren Schutzmethoden wie Verschlüsselung und VPNs verwenden. Aus diesem Grund müssen Sie sich intensiv darum bemühen, dass Ihre gesamte Kommunikation sicher ist.